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Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht.

• Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante  relevante MIO KH-E Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird der KH-E n das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Um diesen Prozess zu beschleunigen und das Risiko manueller Fehler zu minimieren, kann die Zuordnung des Dokuments zur korrekten Patientenkartei technisch unterstützt erfolgen. Dies kann beispielsweise durch eine automatische Verknüpfung anhand von Patientenidentifikationsnummern oder anderen eindeutigen Merkmalen (wie beispielsweise Name, Geburtsdatum) geschehen.
  Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert. 
  
  
• Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistetNach diesem Vorgang sollte der Ablageort des Dokuments innerhalb des PVS dem behandelnden Arzt/Ärztin oder dem Praxispersonal entsprechend angezeigt werden. Dies ermöglicht ein direktes Abrufen und einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall.
  
  
• Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei könnte zudem die Möglichkeit bestehen, den kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E bei Bedarf umzubenennenangepasst werden. Diese Umbenennung dient dazu, das Dokument nahtlos ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des Praxisverwaltungssystems (PVSzu integrieren und eine einheitliche und übersichtliche ) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen zu gewährleistenbei. Beispielsweise kann der Dateiname Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments.
• Die Kommunikation über

• eine verschlüsselte E-Mail

• via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der

• Patient:innen

• geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar.

• Der Abruf sowie die Speicherung

• des  MIO KH-E

• über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet.

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul

Neben der primären Zielsetzung, die Datenübernahme ohne fehleranfällige manuelle Eingriffe zu realisieren, eröffnet die einfache und selektive Übertragung der Informationselemente aus dem MIO KH-E eine Vielzahl an Möglichkeiten, welche die Dokumentation vereinfachen und eine Nachnutzung der Daten ermöglichen.Entlassbrief eine Nachnutzung der jeweiligen Informationen im weiteren Versorgungsprozess. 

Der Prozess der Datenübernahme beginnt mit dem Aufruf des im XML u./o. JSON-Format abgelegten medizinischen Informationsobjekt (MIO ) KH-EEntlassbriefs. Dieses Format gewährleistet die standardisierte und maschinenlesbare Darstellung aller relevanten Informationen. Innerhalb dieses Dokuments sind alle administrativen Daten, wie beispielsweise Patientendaten, Kontaktdaten des Krankenhauses und des behandelnden Arztes, sowie die umfassenden medizinischen Informationen gemäß den Richtlinien des Rahmenvertrags Entlassmanagement (§39 § 39 Absatz 1a SGB V) strukturiert hinterlegt.

• Diese Strukturierung ist von entscheidender Bedeutung, da sie die zielgerichtete Extraktion und Weiterverarbeitung der Daten ermöglicht. Um den behandelnden Ärzten und dem Praxispersonal die Kontrolle über die zu übernehmenden Informationen zu gewährleisten, werden Kontrollfelder (Checkboxen) bereitgestellt. Diese ermöglichen es im Bearbeitungsmodus  nach oder während der sorgfältigen Sichtung des Entlassbriefes die für die weitere Behandlung und Dokumentation relevanten medizinischen Informationen gezielt auszuwählen. Dies umfasst beispielsweise Diagnosen, Befunde, Medikation, durchgeführte Prozeduren und Empfehlungen für die Weiterbehandlung. Durch das PVS/PS erfolgt eine automatisierte Zuordnung der ausgewählte Elemente in die entsprechend gepflegte Kategorie im System.  Diese automatische Zuordnung bietet das Potenzial die manuelle Verwaltung rund um die Dokumentation im Rahmen der Nachsorge zu reduzieren. Durch die Integration des MIO KH-Entlassbriefs in das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. Primärsystem (PS) kann eine automatisierte Zuordnung der ausgewählten Inhalte in die jeweils dafür vorgesehenen Kategorien erfolgen – beispielsweise der Medikationen, Diagnosen oder durchgeführte Maßnahmen. Bei neuen und/ oder unbekannten Elementen kann die präkonfigurierte Zuordnung manuell bearbeitet und zugewiesen werden.
  
•  Nach Fertigstellung der Sichtung und einer expliziten Bestätigung durch die behandelnde Person werden die ausgewählten Elemente nahtlos in die jeweilige Chronologie des PVS/PS integriert.
• Abschließend findet eine Anzeige der hinzugefügten Elemente im entsprechenden Bereich des Dokumentationssystems statt.

Beteiligte Systeme: Primärsystem (PS), Praxisverwaltungssystem (PVS)

• Ergänzend wird empfohlen, dass das System im Hintergrund auch die Quelle der Information – in diesem Fall das MIO KH-E – eindeutig dokumentiert. Diese automatische Referenzierung erhöht die Nachvollziehbarkeit und unterstützt eine revisionssichere Dokumentation.

• Um den behandelnden Ärzt:innen und dem Praxispersonal die Kontrolle über die zu übernehmenden Informationen zu gewährleisten, kann das PVS/PS dem Anwendenden die gezielte Auswahl der zu übernehmenden Informationen, zum Beispiel über Kontrollfelder (Checkboxen) ermöglichen. dadurch können bereits im Bearbeitungsmodus nach oder während der sorgfältigen Sichtung des Entlassbriefes die für die weitere Behandlung und Dokumentation relevanten medizinischen Informationen gezielt ausgewählt werden.
  
  
•  Nach Fertigstellung der Sichtung und einer expliziten Bestätigung durch die behandelnde Person können die ausgewählten Elemente nahtlos in die jeweilige Chronologie des PVS/PS integriert werden.
• Abschließend wird empfohlen, die übernommenen Elemente im jeweiligen Bereich des PVS/PS sichtbar anzuzeigen, um ein direktes Feedback zur erfolgreichen Migration der Daten zu geben.

Beteiligte Systeme: Primärsystem (PS), Praxisverwaltungssystem (PVS)

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Je nach individuellem Bedarf und den spezifischen Erfordernissen Anforderungen der Patientenversorgung ist eine Übermittlung des medizinischen Informationsobjekt (MIO) KH-E an weitere Einrichtungen im Rahmen der umfassenden Nachsorge geplant. kann das MIO KH-Entlassbrief – ergänzend zur Ablage in der elektronischen Patientenakte (ePA) – auch an weitere nachsorgende Einrichtungen übermittelt werden.

Diese Einrichtungen können beispielsweise spezialisierte Rehabilitationszentren, stationäre oder ambulante Pflegeeinrichtungen, oder auch spezialisierte Facharztpraxen sein, die eine weiterführende Behandlung oder Betreuung des Patienten übernehmen. Um einen nahtlosen Übergang und eine optimale Informationsversorgung zu gewährleisten, wird das MIO KH-E Entlassbrief via KIM versendet. Durch das Weiterleiten des MIO auf diesem Übermittlungsweg wird das Dokument direkt und als strukturiertes, digital verarbeitbares Dokument der jeweiligen Einrichtung zur Verfügung gestellt, und zwar idealerweise bereits vor der eigentlichen Aufnahme des Patienten.

• Dies ermöglicht der nachbehandelnden Einrichtung, sich frühzeitig mit der Krankengeschichte, den Diagnosen, der durchgeführten Therapie und den Empfehlungen für die weitere Behandlung vertraut zu machen.
• Die strukturierte Form des Dokuments erleichtert die Extraktion relevanter Informationen und deren Integration in die vorhandenen Systeme der Einrichtung.
  
  

Alternativ, insbesondere in Situationen, in denen eine KIMeine KIM-basierte Übertragung nicht möglich ist oder von der nachbehandelnden Einrichtung nicht unterstützt wird, wird das Dokument ausgedruckt und über analoge Wege per Fax oder per Post versendet.
Auch der/die Patient/in selbst spielt eine aktive Rolle in der Informationsübermittlung. Er/Sie trägt eine Übermittlungsfunktion, indem diese/r eine Druckversion des KH-E für die Nachbehandlung mitführt und der jeweiligen Einrichtung aushändigt. 

Obwohl eine detaillierte Analyse der Primärsysteme in Reha- und Pflegeeinrichtungen hier nicht im Fokus steht, ist davon auszugehen, dass auch dort eine Patientenkartei angelegt wird. In diese Akte werden verfügbare Dokumente, wie beispielsweise Arztbriefe, Laborberichte und radiologische Befunde, sowie wichtige Informationselemente, wie Medikamentenpläne, Allergien und Vorerkrankungen, übernommen. Die Integration dieser Informationen aus vorgelagerten Behandlungsschritten ist essenziell für eine kontinuierliche und abgestimmte Versorgung des Patienten. 

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, Primärsysteme (PS)