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Prozessdarstellung in BPMN

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Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief, der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht.

Die Kommunikation über die verschlüsselte E-Mail via KIM stellt neben der Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. 
Der Abruf sowie die Speicherung des KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet.

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul

Prozessdarstellung in BPMN 

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Beteiligte Systeme: Primärsystem (PS), Praxisverwaltungssystem (PVS)

Prozessdarstellung in BPMN 

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dargestellt, wie die Sichtung des MIO KH-Entlassbrief in Echtzeit ablaufen kann. Dabei liegt der Fokus auf der unmittelbaren Verfügbarkeit relevanter medizinischer Informationen direkt im Praxisverwaltungssystem (PVS) der LEI – noch vor dem physischen Eintreffen der Patientin bzw. des Patienten.

Dieses Szenario verdeutlicht, wie durch die frühzeitige Sichtung eine gezielte Vorbereitung der ärztlichen und organisatorischen Maßnahmen möglich wird. Das im Versorgungskontext ermittelte Szenario wurde vor allem in Gesprächen mit Leistungserbringer:innen priorisiert, beispielsweise bei sehr komplexen oder bereits bekannten Behandlungsfällen, um einen zeitlichen Vorteil in der Versorgung zu schaffen.

Nach der Speicherung und Ablage des MIO KH-E im Praxisverwaltungssystem (PVS) der weiterbehandelnden Einrichtung wird die behandelnde Person vom Praxispersonal informiert. Anschließend sichtet diese den Entlassbrief, wählt die relevanten Informationen aus und übernimmt sie gezielt in das PVS.

Vorteile für die Versorgung:

1. Gezielte Vorbereitung der Nachbehandlung
   Durch die rechtzeitige Übermittlung des MIO KH-Entlassbriefs (per KIM/ePA) erhält die weiterbehandelnde Praxis oder Klinik bereits vor dem ersten Patientenkontakt alle relevanten medizinischen Informationen. So kann die Nachsorge individuell geplant und besser auf den konkreten Behandlungsbedarf abgestimmt werden.
   
2. Entlastung des Praxispersonals
   Die Möglichkeit die Daten bereits vor dem Patientenkontakt zu verarbeiten schafft die Freiräume die Versorgungsprozesse in der LEI umzugestalten und entsprechende Maßnahmen für die Arzt-Patientenkonsultation vorzubereiten. Auch dem Arzt/der Ärztin wird ein neues Zeitfenster für die Sichtung der Dokumente und Befunde des Krankenhausaufenthalts ermöglicht. Durch das Potenzial der Umgestaltung können parallele Prozesse bei einem hochfrequentierten Praxisbesuch minimiert werden.
3. Zeitersparnis im Behandlungsprozess
   Ein Beispiel für den im Punkt (2) genannten Vorteil ist beispielsweise die Reduzierung der Dauer und des Umfangs von Aufnahme- und Behandlungsgesprächen, da keine doppelte Erhebung von Daten nötig ist.
   Auch der administrative Aufwand während des Speicherns und Sichten des KH-E seitens der MFA kann durch die Zugangswege (KIM/ePA) und das Weglassen von bürokratischen Prozesse wie Drucken, Scannen und der manuellen Doppeldokumentation, bei einem hohem Patient:innen aufkommen am Tresen, reduziert werden.
   

Erweiternd zu der Darstellung der Vorsichtung des MIO KH-E wird im Szenario (2) die Sichtung des MIO KH-E im direkten Behandlungskontext dargestellt. 

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, elektronische Patientenakte (ePA)

Bereich

Spalte width 20% Prozessdarstellung in BPMN Image Added Spalte width 20% Verlinkung verwendeten Basisprozessen: ePA-Zugriff (Behandelnde Person) KIM-Nachrichten abrufen Spalte width 20% Legende blau: Verweis auf einen an anderer Stelle einsehbaren aus modellierten Subprozess (z.B. Basisprozess, Grundprozess) grün: MIO-spezifische Tasks, Zwischenereignisse bzw. Artefakte orange: (un)spezifisches Zwischenereignis innerhalb eines Prozesses

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columns 2 display block page Grundprozesse sort title title Grundprozess 1: MIO KH-E in PVS speichern
Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht. Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante MIO KH-Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert.  Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistet. Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E angepasst werden. Diese Umbenennung ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des Praxisverwaltungssystems (PVS) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen bei. Beispielsweise kann der Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments. Die Kommunikation über eine verschlüsselte E-Mail via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des  MIO KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet. Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul Bereich Spalte width 80% Prozessdarstellung in BPMN  Image Added Spalte width 40% Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen ePA-Zugriff (Behandelnde Person) Spalte width 40% Legende blau: Basisprozesse grün: MIO-Bezug

Wenn eine Vorsichtung und entsprechende Vorbereitung des MIO KH-E nicht umgesetzt werden kann oder nicht in die prozessualen Abläufe der Praxis eingebettet wird, findet eine Sichtung sowie Verarbeitung im direkten Versorgungskontakt mit den Patient:innen statt.

Ein weiterer Abschnitt welcher sich hier vom vorherigen Szenario der Vorsichtung unterscheidet ist die Konsultation des Patienten und die damit einhergehenden Aktionen wie die Durchführung einer Anamnese sowie weiter medizinischer Maßnahmen und Absprachen.

1. Die Auswahl und technisch automatische Übertragung der relevanten medizinischen Daten aus dem MIO Krankenhaus-Entlassbrief in das Praxisverwaltungssystem (PVS) schafft durch die Vermeidung der manuellen Eingaben potenzielle neue Zeitressourcen in der Versorgung. 
2. Eine einheitliche Datenstruktur verbessert dabei einerseits das strukturierte Lesen durch die behandelnden Person. Die Vollständigkeit der Daten kann zudem die Reduzierung von Doppeluntersuchungen und die fundierte medizinische Behandlungen begünstigen.
3. Im Fokus steht die Patientensicherheit, welche durch die lückenlose Dokumentation, eine direkte Verfügbarkeit sowie einer Vermeidung von Fehlern gefördert wird.

Beteiligte Systeme:  Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, elektronische Patientenakte (ePA)

Bereich

Spalte width 80% Prozessdarstellung in BPMNImage Removed Spalte width 80% Prozessdarstellung in BPMN  Image Added Spalte width 20% Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen  Administrative Aufnahme ambulant Anamnese ePA-Zugriff (Behandelnde Person) KIM-Nachrichten abrufen Erstellung eRezept An-/Nachforderung Labor (Veröffentlichung des PLF "MIO Laborbefund" steht aus) Aktualisierung medikationsrelevanter Daten (Veröffentlichung des PLF "MIO Laborbefund" steht aus) Basisprozessen keine 20% Spalte width 40% Legende: blau: Verwaltungs-Task Basisprozesse grün: Signal-Task orange: (un)spezifisches Zwischenereignis innerhalb eines Prozesses MIO-Bezug

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Je nach individuellem Bedarf und den spezifischen Erfordernissen der Patientenversorgung ist eine Übermittlung des medizinischen Informationsobjekt (MIO) KH-E an weitere Einrichtungen im Rahmen der umfassenden Nachsorge geplant. 

Diese Einrichtungen können beispielsweise spezialisierte Rehabilitationszentren, stationäre oder ambulante Pflegeeinrichtungen, oder auch spezialisierte Facharztpraxen sein, die eine weiterführende Behandlung oder Betreuung des Patienten übernehmen. Um einen nahtlosen Übergang und eine optimale Informationsversorgung zu gewährleisten, wird das MIO KH-E via KIM versendet. Durch das Weiterleiten des MIO auf diesem Übermittlungsweg wird das Dokument direkt und als strukturiertes, digital verarbeitbares Dokument der jeweiligen Einrichtung zur Verfügung gestellt, und zwar idealerweise bereits vor der eigentlichen Aufnahme des Patienten.

Alternativ, insbesondere in Situationen, in denen eine KIM-basierte Übertragung nicht möglich ist oder von der nachbehandelnden Einrichtung nicht unterstützt wird, wird das Dokument ausgedruckt und über analoge Wege per Fax oder per Post versendet.
Auch der/die Patient/in selbst spielt eine aktive Rolle in der Informationsübermittlung. Er/Sie trägt eine Übermittlungsfunktion, indem diese/r eine Druckversion des KH-E für die Nachbehandlung mitführt und der jeweiligen Einrichtung aushändigt. 

Obwohl eine detaillierte Analyse der Primärsysteme in Reha- und Pflegeeinrichtungen hier nicht im Fokus steht, ist davon auszugehen, dass auch dort eine Patientenkartei angelegt wird. In diese Akte werden verfügbare Dokumente, wie beispielsweise Arztbriefe, Laborberichte und radiologische Befunde, sowie wichtige Informationselemente, wie Medikamentenpläne, Allergien und Vorerkrankungen, übernommen. Die Integration dieser Informationen aus vorgelagerten Behandlungsschritten ist essenziell für eine kontinuierliche und abgestimmte Versorgung des Patienten. 

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, Primärsysteme (PS)

Prozessdarstellung in BPMN

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title Szenario: Praxis sichtet und verarbeitet das MIO KH-E
Wenn eine Vorsichtung und entsprechende Vorbereitung des MIO KH-Entlassbriefs nicht umgesetzt werden kann oder nicht in die prozessualen Abläufe der Praxis eingebettet wird, findet eine Sichtung sowie Verarbeitung im direkten Versorgungskontakt mit den Patient:innen statt. In diesem Szenario werden die bereits im Szenario (1) aufgegriffenen Grundprozesse der Speicherung des MIO KH-E sowie der Datenübernahme in den Kontext der Versorgung in der Praxis gesetzt. Mit der Verfügbarkeit des MIO KH-Entlassbriefs über den Abruf per KIM oder der elektronischen Patientenakte (ePA) des Patienten wird dieser gespeichert und der behandelnden Person im Behandlungszimmer zur Verfügung gestellt. Der/die Patient:in sucht das Wartezimmer auf und die Sichtung und Übernahme der Daten erfolgt im direkten Praxisgeschehen vor der direkten Konsultation.  Ein weiterer Abschnitt welcher sich hier vom vorherigen Szenario der Vorsichtung unterscheidet ist die Konsultation des Patienten und die damit einhergehenden Aktionen wie die Durchführung einer Anamnese sowie weiter medizinischer Maßnahmen und Absprachen. Vorteile für die Versorgung: Prozessoptimierung in der Behandlung Die Auswahl und technisch automatisierte Übertragung relevanter medizinischer Daten aus dem MIO KH-Entlassbrief in das Praxisverwaltungssystem (PVS) schafft durch die Vermeidung manueller Eingaben neue Zeitressourcen in der Versorgung. Strukturierte und vollständige Informationslage Eine einheitliche Datenstruktur erleichtert das strukturierte Lesen für das medizinische Fachpersonal und unterstützt eine vollständige Informationslage. Aufgrund einer rechtzeitigen Verfügbarkeit des Dokuments können Doppeluntersuchungen reduziert und fundierte medizinische Entscheidungen gefördert werden.  Stärkung der Patientensicherheit durch direkte Verfügbarkeit Die über die etablierten Übermittlungswege (KIM, ePA) direkt verfügbaren und lückenlosen Informationen im MIO KH-Entlassbrief stärken die Patientensicherheit maßgeblich. Sie dienen als verlässliche Entscheidungsgrundlage in der ambulanten Nachsorge, unterstützen eine kontinuierliche Versorgung und ermöglichen es, Behandlungsfehler zu vermeiden sowie Präventionsmaßnahmen rechtzeitig einzuleiten. Beteiligte Systeme:  Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, elektronische Patientenakte (ePA) Bereich Spalte width 80% Prozessdarstellung in BPMN Image Added Spalte width 20% Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen  Administrative Aufnahme ambulant Anamnese UI Expand columns 2 display block page Grundprozesse sort title title Grundprozess 1: KH-E in PVS speichern Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief, der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht. Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante  MIO KH-E schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird der KH-E n die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Um diesen Prozess zu beschleunigen und das Risiko manueller Fehler zu minimieren, kann die Zuordnung des Dokuments zur korrekten Patientenkartei technisch unterstützt erfolgen. Dies kann beispielsweise durch eine automatische Verknüpfung anhand von Patientenidentifikationsnummern oder anderen eindeutigen Merkmalen (wie beispielsweise Name, Geburtsdatum) geschehen. Nach diesem Vorgang sollte der Ablageort des Dokuments innerhalb des PVS dem behandelnden Arzt/Ärztin oder dem Praxispersonal entsprechend angezeigt werden. Dies ermöglicht ein direktes Abrufen und einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall. Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei könnte zudem die Möglichkeit bestehen, den KH-E bei Bedarf umzubenennen. Diese Umbenennung dient dazu, das Dokument nahtlos in die interne Ablagestruktur des PVS zu integrieren und eine einheitliche und übersichtliche Organisation der Patienteninformationen zu gewährleisten. Beispielsweise kann der Dateiname des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments. Die Kommunikation über die verschlüsselte E-Mail via KIM stellt neben der patient:innen-geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet. Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul Prozessdarstellung in BPMN  Image Removed Bereich Spalte width 80% Spalte width 40% Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen ePA-Zugriff (Behandelnde Person) Spalte width 40% KIM-Nachrichten abrufen Erstellung eRezept An-/Nachforderung Labor (Veröffentlichung des PLF "MIO Laborbefund" steht aus) Aktualisierung medikationsrelevanter Daten (Veröffentlichung des PLF "MIO Laborbefund" steht aus) Spalte width 20% Legende blau: Verwaltungs-Task grün: Signal-Task orange: (un)spezifisches Zwischenereignis innerhalb eines Prozesses Legende blau: Basisprozesse grün: MIO-Bezug Neben der primären Zielsetzung, die Datenübernahme ohne fehleranfällige manuelle Eingriffe zu realisieren, eröffnet die einfache und selektive Übertragung der Informationselemente aus dem MIO KH-E eine Vielzahl an Möglichkeiten, welche die Dokumentation vereinfachen und eine Nachnutzung der Daten ermöglichen. Der Prozess der Datenübernahme beginnt mit dem Aufruf des im XML u./o. JSON-Format abgelegten medizinischen Informationsobjekt (MIO) KH-E. Dieses Format gewährleistet die standardisierte und maschinenlesbare Darstellung aller relevanten Informationen. Innerhalb dieses Dokuments sind alle administrativen Daten, wie beispielsweise Patientendaten, Kontaktdaten des Krankenhauses und des behandelnden Arztes, sowie die umfassenden medizinischen Informationen gemäß den Richtlinien des Rahmenvertrags Entlassmanagement (§39 Absatz 1a SGB V) strukturiert hinterlegt. Diese Strukturierung ist von entscheidender Bedeutung, da sie die zielgerichtete Extraktion und Weiterverarbeitung der Daten ermöglicht. Um den behandelnden Ärzten und dem Praxispersonal die Kontrolle über die zu übernehmenden Informationen zu gewährleisten, werden Kontrollfelder (Checkboxen) bereitgestellt. Diese ermöglichen es im Bearbeitungsmodus  nach oder während der sorgfältigen Sichtung des Entlassbriefes die für die weitere Behandlung und Dokumentation relevanten medizinischen Informationen gezielt auszuwählen. Dies umfasst beispielsweise Diagnosen, Befunde, Medikation, durchgeführte Prozeduren und Empfehlungen für die Weiterbehandlung. Durch das PVS/PS erfolgt eine automatisierte Zuordnung der ausgewählte Elemente in die entsprechend gepflegte Kategorie im System.  Diese automatische Zuordnung bietet das Potenzial die manuelle Verwaltung rund um die Dokumentation im Rahmen der Nachsorge zu reduzieren. Bei neuen und/ oder unbekannten Elementen kann die präkonfigurierte Zuordnung manuell bearbeitet und zugewiesen werden.  Nach Fertigstellung der Sichtung und einer expliziten Bestätigung durch die behandelnde Person werden die ausgewählten Elemente nahtlos in die jeweilige Chronologie des PVS/PS integriert. Abschließend findet eine Anzeige der hinzugefügten Elemente im entsprechenden Bereich des Dokumentationssystems statt. Beteiligte Systeme: Primärsystem (PS), Praxisverwaltungssystem (PVS) Prozessdarstellung in BPMN  Image Removed UI Expand columns 2 display block page Grundprozesse sort title title Grundprozess 21: Daten aus intialem MIO KH-E in PVS übernehmen Bereich Spalte width 80% Spalte width 20% Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen keine Spalte width 40% Legende: blau: Basisprozesse grün: MIO-Bezug
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title Grundprozess 3: KH-E an Einrichtung (Reha, Pflege) weiterleiten
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Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht.

• Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante MIO KH-Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert. 
  
  
• Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistet.
  
  
• Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E angepasst werden. Diese Umbenennung ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des Praxisverwaltungssystems (PVS) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen bei. Beispielsweise kann der Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments.
• Die Kommunikation über eine verschlüsselte E-Mail via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des  MIO KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet.

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul

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title Grundprozess 2: Daten aus intialem MIO KH-E in PVS übernehmen
Neben der primären Zielsetzung, die Datenübernahme ohne fehleranfällige manuelle Eingriffe zu realisieren, eröffnet die einfache und selektive Übertragung der Informationselemente aus dem MIO KH-Entlassbrief eine Nachnutzung der jeweiligen Informationen im weiteren Versorgungsprozess.  Der Prozess der Datenübernahme beginnt mit dem Aufruf des abgelegten MIO KH-Entlassbriefs. Dieses Format gewährleistet die standardisierte und maschinenlesbare Darstellung aller relevanten Informationen. Innerhalb dieses Dokuments sind alle administrativen Daten, wie beispielsweise Patientendaten, Kontaktdaten des Krankenhauses und des behandelnden Arztes, sowie die umfassenden medizinischen Informationen gemäß den Richtlinien des Rahmenvertrags Entlassmanagement (§ 39 Absatz 1a SGB V) strukturiert hinterlegt. Durch die Integration des MIO KH-Entlassbriefs in das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. Primärsystem (PS) kann eine automatisierte Zuordnung der ausgewählten Inhalte in die jeweils dafür vorgesehenen Kategorien erfolgen – beispielsweise der Medikationen, Diagnosen oder durchgeführte Maßnahmen. Bei neuen und/ oder unbekannten Elementen kann die präkonfigurierte Zuordnung manuell bearbeitet und zugewiesen werden. Ergänzend wird empfohlen, dass das System im Hintergrund auch die Quelle der Information – in diesem Fall das MIO KH-E – eindeutig dokumentiert. Diese automatische Referenzierung erhöht die Nachvollziehbarkeit und unterstützt eine revisionssichere Dokumentation. Um den behandelnden Ärzt:innen und dem Praxispersonal die Kontrolle über die zu übernehmenden Informationen zu gewährleisten, kann das PVS/PS dem Anwendenden die gezielte Auswahl der zu übernehmenden Informationen, zum Beispiel über Kontrollfelder (Checkboxen) ermöglichen. dadurch können bereits im Bearbeitungsmodus nach oder während der sorgfältigen Sichtung des Entlassbriefes die für die weitere Behandlung und Dokumentation relevanten medizinischen Informationen gezielt ausgewählt werden.  Nach Fertigstellung der Sichtung und einer expliziten Bestätigung durch die behandelnde Person können die ausgewählten Elemente nahtlos in die jeweilige Chronologie des PVS/PS integriert werden. Abschließend wird empfohlen, die übernommenen Elemente im jeweiligen Bereich des PVS/PS sichtbar anzuzeigen, um ein direktes Feedback zur erfolgreichen Migration der Daten zu geben. Beteiligte Systeme: Primärsystem (PS), Praxisverwaltungssystem (PVS) Bereich Spalte width 80% Prozessdarstellung in BPMN  Image Added Spalte width 20% Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen keine Spalte width 40% Legende: blau: Basisprozesse grün: MIO-Bezug

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title Grundprozess 3: MIO KH-E an Einrichtung (Reha, Pflege) weiterleiten
Je nach individuellem Bedarf und den spezifischen Anforderungen der Patientenversorgung kann das MIO KH-Entlassbrief – ergänzend zur Ablage in der elektronischen Patientenakte (ePA) – auch an weitere nachsorgende Einrichtungen übermittelt werden. Diese Einrichtungen können beispielsweise spezialisierte Rehabilitationszentren, stationäre oder ambulante Pflegeeinrichtungen, oder auch spezialisierte Facharztpraxen sein, die eine weiterführende Behandlung oder Betreuung des Patienten übernehmen. Um einen nahtlosen Übergang und eine optimale Informationsversorgung zu gewährleisten, wird das MIO KH-Entlassbrief via KIM versendet. Durch das Weiterleiten des MIO auf diesem Übermittlungsweg wird das Dokument direkt und als strukturiertes, digital verarbeitbares Dokument der jeweiligen Einrichtung zur Verfügung gestellt, und zwar idealerweise bereits vor der eigentlichen Aufnahme des Patienten. Dies ermöglicht der nachbehandelnden Einrichtung, sich frühzeitig mit der Krankengeschichte, den Diagnosen, der durchgeführten Therapie und den Empfehlungen für die weitere Behandlung vertraut zu machen. Die strukturierte Form des Dokuments erleichtert die Extraktion relevanter Informationen und deren Integration in die vorhandenen Systeme der Einrichtung. Alternativ, insbesondere in Situationen, in denen eine KIM-basierte Übertragung nicht möglich ist oder von der nachbehandelnden Einrichtung nicht unterstützt wird, wird das Dokument ausgedruckt und über analoge Wege per Fax oder per Post versendet. Auch der/die Patient:in selbst spielt eine aktive Rolle in der Informationsübermittlung. Er/Sie trägt eine Übermittlungsfunktion, indem diese/r eine Druckversion des KH-E für die Nachbehandlung mitführt und der jeweiligen Einrichtung aushändigt.  Obwohl eine detaillierte Analyse der Primärsysteme in Reha- und Pflegeeinrichtungen hier nicht im Fokus steht, ist davon auszugehen, dass auch dort in dem jeweiligen Primärsysteme eine Patientenkartei angelegt wird. In diese Akte werden verfügbare Dokumente, wie beispielsweise Arztbriefe, Laborberichte und radiologische Befunde, sowie wichtige Informationselemente, wie Medikamentenpläne, Allergien und Vorerkrankungen, übernommen. Die Integration dieser Informationen aus vorgelagerten Behandlungsschritten ist essenziell für eine kontinuierliche und abgestimmte Versorgung des Patienten.  Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, Primärsysteme (PS) Bereich Spalte width 80% Prozessdarstellung in BPMN Image Added Spalte width 20% Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen  KIM-Nachricht versenden Spalte width 20% Legende blau: Basisprozesse grün: MIO-Bezug

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title Szenario: Praxis kann versioniertes/finales MIO KH-E nachbereiten
Im Versorgungsalltag kann es vorkommen, dass zum Zeitpunkt der stationären Entlassung noch nicht alle relevanten Befunde oder Informationen im MIO KH-Entlassbrief enthalten sind. Für diesen Fall ermöglicht das Szenario der Versionierung die Übermittlung einer weiteren Version oder der finalen Fassung des Entlassbriefs. Über etablierte Übermittlungswege – wie KIM oder die elektronische Patientenakte (ePA) – und bei entsprechender Zugriffsberechtigung können so ergänzende medizinische Informationen in einem aktualisierten Dokument an die weiterbehandelnde Person übermittelt und in das Praxisverwaltungssystem (PVS) integriert werden.  Vorteile für die Versorgung:  Effiziente Ergänzung medizinischer Informationen Die Datenübernahme eines versionierten MIO (KH-E) unterstützt eine strukturierte und zeiteffiziente Nachreichung zusätzlicher Informationen. So wird die Dokumentation einheitlich ergänzt, ohne manuelle Zwischenschritte. Die kontinuierliche Aktualität der Patientendaten in der Patientenkartei wird gewährleistet. Verbesserte Übersicht durch Änderungskennzeichnung Das Praxisverwaltungssystem (PVS) kann Änderungen oder Ergänzungen im Dokument gezielt kennzeichnen. So erkennt die lesende Person auf einen Blick, welche Informationen neu hinzugekommen sind – das spart Zeit und erhöht die Transparenz in der Versorgung. Optimierte Nachsorgeplanung Durch die gezielte Übermittlung aktueller, angepasster Informationen können Nachsorgeuntersuchungen und Folgebehandlungen besser vorbereitet und umgesetzt werden.
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title Szenario: Praxis kann versionierten/finalen KH-E nachbereiten
Das Szenario der Nachbereitung einer weiteren Versionierung oder der finalen Version des medizinischen Informationsobjekts (MIO) Krankenhaus-Entlassbrief findet unter dem Umstand Berücksichtigung, dass ggf. zum Zeitpunkt der stationären Entlassung weitere relevante Befunde oder Informationen in der vorläufigen Version des Krankenhaus-Entlassbriefs nicht bereitgestellt werden konnten. Mit der Nachsendung einer angepassten Version über die genannten Übermittlungswege wie KIM oder der elektronischen Patientenakte (ePA) (bei bestehender Zugriffsberechtigung) werden relevante medizinische Informationen an die behandelnde Person weitergeleitet und in das Praxisverwaltungssystem (PVS) übernommen.  Vorteile für die Versorgung: Die schnelle und direkte Datenübernahme des versionierten Dokuments ermöglicht eine kontinuierliche Aktualität der Patientendaten. Diese aktuellen Daten ermöglichen es der behandelnden Personen auf Basis der neusten Informationen Entscheidungen zu treffen, welche zur Erhöhung der Behandlungsqualität beitragen können. Mit der Datenübernahme eines versionierten MIO KH-E kann die Nachbereitung weiterer Informationen effizienter und einheitlicher gestaltetet werden.  Durch die aktuelle, angepasste Übermittlung der Informationen können Nachsorgeuntersuchungen und -Behandlungen besser geplant und durchgeführt werden. Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, elektronische Patientenakte (ePA) Bereich Spalte width 80% Prozessdarstellung in BPMN Image RemovedImage Added Spalte width 40% Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen Administrative Aufnahme ambulant Anamnese ePA-Zugriff (Behandelnde Person) KIM-Nachrichten abrufen An-/Nachforderung Labor Aktualisierung medikationsrelevanter Daten Erstellung eRezept Spalte width 40% Legende blau: Verwaltungs-Task grün: Signal-Task orange: (un)spezifisches Zwischenereignis innerhalb eines Prozesses UI Expand columns 2 display block page Grundprozesse sort title title Grundprozess 1: MIO KH-E in PVS speichern Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht. Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante  relevante MIO KH-E Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird der KH-E n das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Um diesen Prozess zu beschleunigen und das Risiko manueller Fehler zu minimieren, kann die Zuordnung des Dokuments zur korrekten Patientenkartei technisch unterstützt erfolgen. Dies kann beispielsweise durch eine automatische Verknüpfung anhand von Patientenidentifikationsnummern oder anderen eindeutigen Merkmalen (wie beispielsweise Name, Geburtsdatum) geschehen. Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert.  Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistetNach diesem Vorgang sollte der Ablageort des Dokuments innerhalb des PVS dem behandelnden Arzt/Ärztin oder dem Praxispersonal entsprechend angezeigt werden. Dies ermöglicht ein direktes Abrufen und einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall. Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei könnte zudem die Möglichkeit bestehen, den kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E bei Bedarf umzubenennenangepasst werden. Diese Umbenennung dient dazu, das Dokument nahtlos ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des PVS zu integrieren und eine einheitliche und übersichtliche des Praxisverwaltungssystems (PVS) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen zu gewährleistenbei. Beispielsweise kann der Dateiname Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments. Die Kommunikation über die eine verschlüsselte E-Mail via via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der patient Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des des  MIO KH-E über  über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet. Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul Bereich Spalte width 80% Prozessdarstellung in BPMN  Spalte width 40% Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen ePA-Zugriff (Behandelnde Person) Spalte width 40% Legende blau: Basisprozesse grün: MIO-Bezug UI Expand title Grundprozess 3: MIO KH-E an Einrichtung (Reha, Pflege) weiterleiten Je nach individuellem Bedarf und den spezifischen Erfordernissen Anforderungen der Patientenversorgung ist eine Übermittlung des medizinischen Informationsobjekt (MIO) KH-E an weitere Einrichtungen im Rahmen der umfassenden Nachsorge geplant. kann das MIO KH-Entlassbrief – ergänzend zur Ablage in der elektronischen Patientenakte (ePA) – auch an weitere nachsorgende Einrichtungen übermittelt werden. Diese Einrichtungen können beispielsweise spezialisierte Rehabilitationszentren, stationäre oder ambulante Pflegeeinrichtungen, oder auch spezialisierte Facharztpraxen sein, die eine weiterführende Behandlung oder Betreuung des Patienten übernehmen. Um einen nahtlosen Übergang und eine optimale Informationsversorgung zu gewährleisten, wird das MIO KH-E Entlassbrief via KIM versendet. Durch das Weiterleiten des MIO auf diesem Übermittlungsweg wird das Dokument direkt und als strukturiertes, digital verarbeitbares Dokument der jeweiligen Einrichtung zur Verfügung gestellt, und zwar idealerweise bereits vor der eigentlichen Aufnahme des Patienten. Dies ermöglicht der nachbehandelnden Einrichtung, sich frühzeitig mit der Krankengeschichte, den Diagnosen, der durchgeführten Therapie und den Empfehlungen für die weitere Behandlung vertraut zu machen. Die strukturierte Form des Dokuments erleichtert die Extraktion relevanter Informationen und deren Integration in die vorhandenen Systeme der Einrichtung. Alternativ, insbesondere in Situationen, in denen eine KIMeine KIM-basierte Übertragung nicht möglich ist oder von der nachbehandelnden Einrichtung nicht unterstützt wird, wird das Dokument ausgedruckt und über analoge Wege per Fax oder per Post versendet. Auch der/die Patient:in selbst spielt eine aktive Rolle in der Informationsübermittlung. Er/Sie trägt eine Übermittlungsfunktion, indem diese/r eine Druckversion des KH-E für die Nachbehandlung mitführt und der jeweiligen Einrichtung aushändigt.  Obwohl eine detaillierte Analyse der Primärsysteme in Reha- und Pflegeeinrichtungen hier nicht im Fokus steht, ist davon auszugehen, dass auch dort in dem jeweiligen Primärsysteme eine Patientenkartei angelegt wird. In diese Akte werden verfügbare Dokumente, wie beispielsweise Arztbriefe, Laborberichte und radiologische Befunde, sowie wichtige Informationselemente, wie Medikamentenpläne, Allergien und Vorerkrankungen, übernommen. Die Integration dieser Informationen aus vorgelagerten Behandlungsschritten ist essenziell für eine kontinuierliche und abgestimmte Versorgung des Patienten.  Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, Primärsysteme (PS) Bereich Spalte width 80% Prozessdarstellung in BPMN Spalte width 20% Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen  KIM-Nachricht versenden Spalte width 20% Legende blau: Basisprozesse grün: MIO-Bezug UI Expand title Grundprozess 4: Daten aus versionierten MIO KH-E in PVS übernehmen (Behandelnde Person) Nach Abschluss der finalen Bearbeitung des Krankenhaus-Entlassbrief(e)s durch die behandelnde klinische Einrichtung wird eine weitere, finale Version des Dokuments des MIO KH-E Entlassbriefs an die weiterbehandelnde Person übermittelt.  Diese finale Version des KH-E ist von entscheidender Bedeutung, da sie eventuell noch ausstehende Befunde enthält, die erst bis zum Tag der Entlassung vorlagen, oder zusätzliche, wichtige Informationen, die für die Nachsorge des Patienten von Relevanz sind und daher bei der Planung und Durchführung der weiteren Behandlung unbedingt berücksichtigt werden sollten. Die Versionierung des Dokuments MIO erreicht die Praxis über diverse Übermittlungswege. Einerseits kann ein Versenden per KIM mit dem medizinischen Informationsobjekt ( MIO ) KH-E  im Anhang einen direkter direkten Weg in der Arzt-zu-Arzt-Kommunikation darstellen. Anderseits ist das Abrufen des Dokuments MIO über die elektronische Patientenakte (ePA) des Patienten unter der Voraussetzung bestehender Zugriffsberechtigung möglich. Das Dokument MIO KH-Entlassbrief wird entsprechend im im Praxisverwaltungssystem (PVS) gespeichert und gesichtet. Um eine rasche Erkennung und effiziente Übernahme der wesentlichen, geänderten Informationen zu erleichtern, könnten die neu hinzugefügten oder modifizierten Elemente in der Anzeige des KH-E idealerweise farblich hervorgehoben oder markiert sein. Diese visuelle Unterscheidung würde es dem medizinischen Fachpersonal ermöglichen, sich umgehend auf die relevanten Aktualisierungen zu konzentrieren. Die relevanten medizinischen Informationen können bereits während der Sichtung des MIO ausgewählt und in die Patientenkartei des PVS/PS übernommen werden.  Beteiligte Systeme:  Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische PatientenaktePatientenakte (ePA), KIM Client-Modul Bereich Spalte width 80% Prozessdarstellung in BPMN  Image Modified Spalte width 20% Verlinkung der  verwendeten Basisprozesse  keine Spalte width 20% Legende blau: Basisprozesse grün: MIO-Bezug

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