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Definition Basisprozesse: Im Rahmen der Identifizierung relevanter Prozesse in der Versorgung wurden Basisprozesse in BPMN (2.0) modelliert. |
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Wenn sich ein/e Patient:in oder eine bevollmächtigte Person mit seiner oder ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK)für einen elektiven Aufenthalt bei einer stationären medizinischen ambulant bei einer medizinischen Leistungserbringerinstitution (LEI), z. B. einem Krankenhaus wie beispielsweise einer Arztpraxis oder einer Physiotherapiepraxis, vorstellt, ist der erste Schritt die Überprüfung des Versichertenstatus. Dies beginnt in der Regel mit dem Vorlegen Vorliegen und dem Einstecken der der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) in ein eHealth-Kartenterminal (eHKT). Durch diesen Vorgang werden die auf der eGK gespeicherten Stammdaten des/der Patient:in elektronisch erfasst bzw. mit den bereits in der LEI vorhandenen Daten abgeglichen. Dieser Abgleich erfolgt über das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM), ein System, das es den Leistungserbringern ermöglicht, die Gültigkeit der Versichertenangaben und den aktuellen Versicherungsstatus des/der Patient:in bei der Krankenkasse zu überprüfen. Abweichend davon kann bei privatversicherten Personen für den Datenabgleich der sogenannte Online Check-In genutzt werden, bei dem die relevanten Informationen über eine sichere Verbindung direkt mit der privaten Krankenversicherung ausgetauscht werden. Ist Sollte die eGK nicht vorliegen – beispielsweise, weil der/die Patient:in die Karte vergessen hat oder weil es sich um eine telemedizinische Konsultation handelt – greift die LEI auf ein (elektronisches) Ersatzverfahren zurück. Ist der/die Patient:in in der Praxis bereits bekannt und existiert bereits eine Patientenkartei in der Klinik bereits bekannt und existiert bereits eine Patientenkartei im Krankenhausinformationssystem (KIS), kann diese in der Regel unmittelbar nach dem Versichertenstatusabgleich geöffnet werden. Dies beschleunigt den weiteren Ablauf und ermöglicht dem medizinischen Personal, sich schnell einen Überblick über die Krankengeschichte des/der Patient:in zu verschaffen. Bei einem Erstkontakt, wenn der/die Patient:in zum ersten Mal in der LEI behandelt wird, erfolgt eine Neuaufnahme und Anlage einer Patientenkartei im jeweiligen KISPraxisverwaltungssystem (PVS)/ Primärsystem (PS). Ein anschließender wesentlicher Schritt ist die Prüfung des Zugriffs auf die elektronische die elektronische Patientenakte (ePA) des/der Patient:in. Dies dient der Aktualisierung der Daten und der Gewährleistung eines sicheren Datenaustauschs mit anderen behandelnden Personen. Für gesetzlich Versicherte mit eGK erfolgt zudem eine detaillierte Prüfung der Karte auf relevante Inhalte. Hierbei wird insbesondere auf das Vorhandensein eines elektronischen Medikationsplans (eGK-eMP) oder eines Notfalldatensatzes (NFDS) geachtet. Erhalten die ePA und/oder Enthält die eGK solche Informationen, werden diese nach Zustimmung des/der Patient:in in das KISPVS/PS der Klinik Praxis übernommen, um sie für die Behandlung bereitzustellen. Dies kann wichtige Hinweise auf bestehende Vorerkrankungen, Allergien oder Medikationen liefern und so die Behandlungsqualität verbessern. Je nach Ablauf der jeweiligen Leistungserbringung – also je nachdem, welche Art von medizinischer Leistung der Patient erhält – werden im Rahmen der administrativen Aufnahme weitere versorgungsrelevante Informationen erhoben. Diese zusätzlichen Informationen sind von großer Bedeutung für die weiterbehandelnden Berufsgruppen, wie beispielsweise Pflegefachkräfte und Ärzt:innen. Dazu gehören beispielsweise Informationen zur aktuellen Lebenssituation, zu pflegerischen Bedürfnissen oder zu psychosozialen Aspekten, die für eine ganzheitliche und patientenorientierte Versorgung relevant sind. Abschließend wird der/die Patient:in auf die entsprechende Zielstation weitergeleitet, auf welcher die weitere medizinische Betreuung erfolgt. Das dortige medizinische Personal kann die bereits angelegte und teilweise ausgefüllte Patientenakte im Rahmen der Dokumentation der weiteren medizinischen Versorgung fortlaufend befüllen und aktualisieren. Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssystem (KIS), Primärsystem (PS), Fachanwendung VSDM bzw. äquivalente PKV-Dienste, ePA-Fachdienst, KIM Client Modul (im Rahmen des Ersatzverfahrens) Prozessdarstellung in BPMN Legende
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Handelt es sich um eine Akutvorstellung oder kommt der/die Patient:in zu einem vereinbarten Termin, wird er/sie bis zum Aufruf ins Wartezimmer gebeten. Anderenfalls wird das sonstige Anliegen des/der Patient:in geklärt und ggf. ein Termin vereinbart. Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), Primärsystem (PS), Fachanwendung VSDM bzw. äquivalente PKV-Dienste, ePA-Fachdienst, KIM Client Modul (im Rahmen des Ersatzverfahrens) Prozessdarstellung in BPMN | ||
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Ein wesentlicher Bestandteil des stationären Aufnahmeprozesses in einem Krankenhaus ist die medizinische Aufnahme, die von einem Arzt oder einer Ärztin durchgeführt wird. Im Falle einer elektiven (geplanten) Aufnahme kann diese medizinische Aufnahme entweder direkt im Rahmen des zentralen stationären Aufnahmeprozesses erfolgen oder später auf der jeweiligen Fachstation, auf der die Patient:in behandelt wird. Unabhängig vom genauen Ort werden die bereits im Vorfeld gesammelten medizinischen Dokumente, die beispielsweise von der administrativen Aufnahme stammen, sowie weitere medizinische Unterlagen, die der/die Patient:in selbst mitbringt, gesichtet und im Rahmen der Anamnese umfassend berücksichtigt. Die Erstellung und das sorgfältige Ausfüllen eines standardisierten Aufnahme- und/oder Anamnesebogens dienen dabei der strukturierten und nachvollziehbaren Dokumentation aller relevanten medizinischen Informationen. Diese Informationen sind von entscheidender Bedeutung, um den allgemeinen Gesundheitszustand des Patienten zu erfassen, eine fundierte Diagnostik einzuleiten und eine zielgerichtete Planung des weiteren Vorgehens, einschließlich der Therapie, zu ermöglichen. Ergänzend zur Anamnese wird, je nach Fachrichtung und der spezifischen Fragestellung, eine individuelle körperliche Untersuchung der Patient:in durch den behandelnden Arzt:in durchgeführt. Diese Untersuchung dient dazu, den aktuellen Gesundheitszustand objektiv zu beurteilen und weitere Hinweise auf mögliche Erkrankungen zu erhalten. Um eine möglichst vollständige und fundierte medizinische Aufnahme zu gewährleisten, prüfen die aufnehmenden Ärzt:innen auch die Inhalte der elektronischen Patientenakte (ePA), sofern der/die Patient:in dem zugestimmt hat. In manchen Fällen ist es auch notwendig oder hilfreich, behandelnde Leistungserbringer (LE), wie z.B. niedergelassene Ärzt:innen, Fachärzt:innen oder andere Gesundheitseinrichtungen, für relevante Informationen zu kontaktieren. Dies kann beispielsweise erforderlich sein, um Unklarheiten bezüglich Vorerkrankungen oder Medikamenten zu beseitigen. Auf der Grundlage der vollständig zusammengetragenen Gesundheitsinformationen des/der Patient:in kann eine weitere (Akut-)Diagnostik in der Klinik geplant werden. Diese Diagnostik kann beispielsweise Laboruntersuchungen, bildgebende Verfahren wie Röntgen, CT oder MRT sowie spezielle Untersuchungen je nach Fachrichtung umfassen. Die Ergebnisse dieser Diagnostik bilden die Grundlage für die Planung der stationären Behandlung. Abhängig vom Krankheitsstatus des/der Patient:in kann im Rahmen der stationären Versorgung gegebenenfalls ein Screening auf nosokomiale Infektionen, wie beispielsweise MRSA (Methicillin-resistenter Staphylococcus aureus), durchgeführt werden. Dieses Screening dient dazu, die Ausbreitung von Krankenhauskeimen zu verhindern. Des Weiteren wird die (bestehende) Medikation des/der Patient:in überprüft und gegebenenfalls angepasst oder neu verordnet. Auch die Planung weiterer Prophylaxen, insbesondere im Rahmen einer operativen Versorgung, kann notwendig sein und wird im Rahmen der medizinischen Aufnahme angeordnet. Dies können beispielsweise Thromboseprophylaxe, Physiotherapie oder Ergotherapie sein. Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme (KIS), Primärsystem (PS), ePA-Fachdienst Prozessdarstellung in BPMN Legende
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Im Rahmen der Aufnahme müssen die Stammdaten des/der gesetzlich Versicherten mittels des Versichertenstammdatenmanagements (VSDM) übermittelt bzw. überprüft werden. Hierzu wird die elektronischen Gesundheitskarte (eGK) ins eHealth-Kartenterminal (eHKT) eingesteckt. Gibt es Probleme mit der Hardware, wird eine Fehlermeldung erzeugt ("Konnektor oder Kartenterminal defekt" oder "Karte defekt"). Es muss ein (elektronisches) Ersatzverfahren angewandt werden und die Versichertenstammdaten müssen manuell erfasst bzw. abgeglichen werden. Sind eGK und eHKT intakt, wird automatisch die Verbindung zum VSDM-Fachdienst aufgebaut und ein Abgleich der Daten versucht. Ist der Abgleich nicht erfolgreich, werden eine Fehlermeldung erzeugt ("Aktualisierung technisch nicht möglich") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im Praxisverwaltungssystem (PVS)/Primärsystem (PS) gespeichert. Die auf der eGK vorhandenen (nicht aktualisierten) Daten werden in das PS übernommen. Ist der Abgleich erfolgreich, wird die eGK auf Gültigkeit geprüft. Ist diese nicht mehr gültig, wird eine Fehlermeldung erzeugt "Karte gesperrt/ungültig" und kein Prüfungsnachweis erzeugt. Die Versichertenstammdaten müssen manuell im PVS/PS erfasst werden. Ist die eGK gültig, wird geprüft, ob neue oder geänderte Daten vorliegen. Ist dies nicht der Fall, werden eine entsprechende Meldung erzeugt ("Keine Aktualisierung erforderlich") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die auf der eGK vorhandenen (nicht aktualisierten) Daten werden ins PS übernommen. Liegen neue oder geänderte Daten vor, werden diese auf der eGK aktualisiert, eine entsprechende Meldung erzeugt ("Aktualisierung durchgeführt") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PVS/PS gespeichert. Die aktualisierten Daten werden ins PVS/PS übernommen. Zum Schluss kann die Karte aus dem Kartenterminal entnommen werden. Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssystem (KIS), Praxisverwaltungssystem (PVS), Primärsystem (PS), Fachanwendung VSDM Prozessdarstellung in BPMN Legende
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Regelfall - Elektronisches Verfahren Im Falle einer vergessenen, verlorenen oder defekten elektronischen Gesundheitskarte (eGK) kann unkompliziert mithilfe der Service-App der gesetzlichen Krankenkasse eine elektronische Ersatzbescheinigung (eEB) beantragt werden. Zunächst muss die entsprechende Funktion innerhalb der App aufgerufen werden. Dies löst ein Scan-Verfahren aus, bei dem der in der Arztpraxis ausgelegte QR-Code mit dem Smartphone oder Tablet erfasst wird. Dieser QR-Code enthält die KIM-Adresse der Leistungserbringerinstitution (LEI). Nach dem erfolgreichen Scannen des QR-Codes wird die Anfrage zur Ausstellung der eEB an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Die angeforderte eEB wird nach Eingang der Nachricht automatisch generiert und sicher via KIM an den behandelnden Leistungserbringer bzw. die medizinische Einrichtung übermittelt. In der LEI wird der Versichertennachweis anschließend entsprechend der jeweiligen Patientenkartei im Primärsystem (PS) zugeordnet und gespeichert. Dies gewährleistet eine lückenlose Dokumentation der Behandlung und der Versicherteneigenschaft. Sollte die Service-App der Krankenkasse einmal nicht genutzt werden können oder aus anderen Gründen nicht zur Verfügung stehen, kann auch die medizinische Einrichtung mit ausdrücklicher Zustimmung des Versicherten über ihr PVS/PS eine eEB anfordern. Diese wird dann ebenfalls automatisch generiert und per KIM an die anfragende medizinische Einrichtung übermittelt. Alternativ - Papierbasiertes Verfahren Kommt das elektronische Verfahren nicht zustande, kann der/die Versicherte eine Ersatzbescheinigung postalisch oder telefonisch bei der Krankenkasse beantragen. Sind nach Prüfung alle Voraussetzungen erfüllt, erstellt die Krankenkasse eine papierbasierte Ersatzbescheinigung mit allen relevanten Informationen wie dem Versicherungsstatus. Diese wird dann postalisch direkt an den/die Versicherte/n gesandt. Diese/r händigt die Ersatzbescheinigung der medizinischen Einrichtung ein, welche sie eingescannt in der Patientenkartei des PVS/PS speichert. Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), Primärsystem (PS), Service-App der Krankenkassen, KIM Client-Modul Prozessdarstellung in BPMN Legende
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In verschiedenen Kontexten benötigen die in den medizinischen Versorgungsprozess einbezogenen Leistungserbringenden (LE) Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA) eines/r Patient:in. Zunächst muss festgestellt werden, ob für die/den Patient:in eine ePA angelegt wurde. Alternativ könnte der/die Patient:in von seinem/ihrem Recht auf Opt-out Gebrauch gemacht und die Anlage einer ePA explizit abgelehnt haben. Liegt keine ePA vor, ist es ratsam, dies in der Patienten- oder Stammkundenkartei zu dokumentieren. Dieser Vermerk dient als wichtige Information für nachfolgende Behandlungen und vermeidet unnötige Versuche, auf eine nicht existierende Akte zuzugreifen. Liegt eine ePA vor, so wird zunächst überprüft, ob ein technischer Zugriff grundsätzlich möglich ist. War dies erfolgreich, folgt die Überprüfung, ob die anfragende medizinische LEI eine Zugriffsberechtigung für die betreffende ePA des Versicherten hat. Das System validiert, ob die LEI autorisiert ist, die Daten des/der Patient:in einzusehen. (Anmerkung: Durch das Einstecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) in das eHealth-Kartenterminal (eHKT) einer Arztpraxis wird dieser – vorausgesetzt, es liegt kein Widerspruch des/der Patient:in vor – automatisch für 90 Tage ein Zugriffsrecht auf die ePA gewährt. Dies soll den unmittelbaren Behandlungsbedarf decken und einen schnellen Informationsaustausch ermöglichen. Alternativ kann die/der Patient:in über das Frontend des Versicherten (FdV) einer bestimmten LEI Zugriff für einen beliebig langen Zeitraum bzw. unbegrenzt gewähren.) Sollte die Überprüfung ergeben, dass keine gültige Zugriffsberechtigung vorliegt, wird das Praxisverwaltungssystem (PVS)/Primärsystem (PS) eine entsprechende Meldung ausgeben. In diesem Fall ist es notwendig, mit dem/der Patient:in beziehungsweise dem/der Bevollmächtigten zu klären, ob eine Zugriffsberechtigung nachgeholt wird. Diese kann durch Stecken der eGK in das eHKT für (weitere) 90 Tage gewährt werden oder ad hoc mithilfe der ePA-App im Frontend des Versicherten (FdV) erteilt werden. Bleibt der Zugriff verweigert, sollte auch dies in der Patienten- oder Stammkundenkartei vermerkt werden. Unabhängig davon, ob ein Zugriff auf die ePA möglich ist oder nicht, muss die Fortsetzung des Versorgungsprozesses gewährleistet bleiben. Die im Prozessleitfaden abgebildeten und beschriebenen Prozesse gehen regelhaft von einem gegebenen ePA-Zugriff aus. Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), Primärsystem (PS), ePA-Fachdienst, Frontend des Versicherten (FdV) Prozessdarstellung in BPMN
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