Soll-Szenarien der Versorgung

Die Erstellung eines umfassenden und hochwertigen Krankenhaus-Entlassbriefs (KH-E) spielt eine zentrale Rolle für die Patientenversorgung und den reibungslosen Übergang für die weiterbehandelnde Ärztin oder den weiterbehandelnden Arzt. Moderne Krankenhausinformationssysteme (KIS) unterstützen diesen Prozess mit vielfältigen Funktionen, um den KH-E effizient und zeiteinsparend zu erstellen.

Mit dem Öffnen der Patientenkartei im KIS und dem Aufruf des spezifischen KH-Entlassbrief-Dokuments kann der/die behandelnde Ärzt:in das Dokument zu jedem Zeitpunkt der Behandlung dynamisch befüllen und editieren. Diese flexible Herangehensweise ermöglicht eine kontinuierliche Aktualisierung und Anpassung des Entlassbriefs im Laufe des Krankenhausaufenthalts, wodurch am Ende ein umfassendes Abbild der Behandlungshistorie entsteht. Die Übernahme von Patientendaten in den Entlassbrief kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, je nach Systemkonfiguration und den Bedürfnissen der Nutzer:innengruppe. Die Herangehensweise kann hier in starker Abhängigkeit zum Typ des notwendigen Informationselements stehen.

Die Umsetzung der Datenübernahme kann automatisiert, halbautomatisch oder durch die manuelle Eingabe erfolgen. 

• Die automatisierte Datenübernahme: Ein sehr umfangreicher Teil der Patientendaten, insbesondere solche, die im Rahmen der administrativen Aufnahme erhoben werden und die Stammdaten des/der Patient:innen betreffen (z.B. Name, Geburtsdatum, Adresse, Krankenversicherung), kann durch eine automatische Zuordnung der strukturierten Daten direkt aus der Ursprungsquelle des KIS in das MIO KH-Entlassbrief fließen. Dies kann idealerweise vorab im KIS konfiguriert werden, um eine korrekte Zuordnung der Daten in den entsprechenden Informationsabschnitt zu ermöglichen. Dadurch wird nicht nur der manuelle Aufwand, sondern auch das Risiko von Übertragungsfehlern reduziert. Vor allem die relevanten und verpflichtenden medizinischen Informationen, wie beispielsweise Diagnosen, Prozeduren, der Aufnahmemedikationen und Allergien, sind Beispiele welche automatisiert aus anderen Dokumentenmasken wie dem Aufnahme- und Anamnesebogen oder anderen spezifischen Modulen im MIO KH-Entlassbrief abgerufen werden könnten. 
  
  

• Halbautomatische Datenübernahme: Im Rahmen dieses Verfahrens werden dem/der Nutzer:in innerhalb des entsprechenden Informationselements strukturierte Daten aus der verknüpften Primärquelle bereitgestellt. Hierzu zählen unter anderem verfügbare Befunde, Verlaufsdokumentationen sowie Angaben zur Entlassmedikation, die aus dem jeweiligen KIS-Modul stammen. Die dargestellten Informationen können – abhängig von ihrer Relevanz und Aktualität – selektiert und in das MIO KH-Entlassbrief übernommen werden. Das System ist zudem in der Lage, kontextbezogene Vorschläge zu generieren, beispielsweise Labor- oder radiologische Befunde, die einer ärztlichen Validierung unterzogen, gegebenenfalls ergänzt oder angepasst werden können. Diese Funktionalität ist insbesondere bei komplexen medizinischen Sachverhalten von Bedeutung, bei denen eine manuelle Prüfung durch die ärztliche Fachkraft erforderlich ist, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und relevant für den Entlassbrief sind.
  
  

• Manuelle Eingabe: Trotz der zunehmenden Automatisierung bleibt die manuelle Eingabe von Freitext weiterhin ein wichtiger Bestandteil der Entlassbrief-Erstellung. Dies gilt insbesondere für den Verlauf bzw. die Epikrise und die Formulierung von individuellen Empfehlungen für die Weiterbehandlung. Die Erstellung dieser Elemente erfolgt häufig iterativ. Auch in diesen Elementen ist eine einfache Editierung für die schreibende Person ein Vorteil. Dabei kann beispielsweise die Verwendung von vorkonstruierten und dynamisch auswählbaren Textbausteinen bei der Formulierung unterstützen. 

Um die Qualität und Vollständigkeit des Entlassbriefs sicherzustellen, kann eine Anzeige von fehlenden verpflichtenden Elementen des MIO KH-Entlassbrief (nach dem Rahmenvertrag Entlassmanagement) die schreibende Person bei der Befüllung bis zur Entlassung administrativ unterstützen. Diese Funktion hilft, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind und die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssystem (KIS), diverse Submodule des Krankenhausinformationssystems

Nach der abschließenden Bearbeitung und Freigabe des MIO KH-Entlassbriefs kann dieser neben einer primären Übermittelung per KIM und/oder Erstellung eines Papierausdrucks auch direkt in die elektronische Patientenakte (ePA) des Versicherten hochgeladen werden.

• Nach dem Öffnen des strukturierten MIO KH-Entlassbrief im Krankenhausinformationssystem (KIS) lässt sich der Upload in die ePA direkt durchführen. Dabei spielt die Erfassung relevanter Metadaten – wie Dokumentenversion, Erstellungsdatum oder fachliche Zuordnung – eine zentrale Rolle. Diese Informationen verbessern die Auffindbarkeit und spätere Nachnutzung des Dokuments innerhalb der ePA. Ein Vorkonfiguration im KIS könnte auch hier zusätzlichen manuellen Aufwand bei einer Befüllung der Metadaten reduzieren.
  
  

• Mit der Bereitstellung des MIO KH-Entlassbrief in der ePA und der durch den Versicherten gesteuerten Zugriffserlaubnis entsteht eine Grundlage für eine einfache, standardisierte Weiterverwendung – z. B. durch nachbehandelnde Ärzt:innen oder Reha-Einrichtungen. Diese Nutzungsperspektive ist in verschiedenen Nachnutzungsszenarien des MIO vorgesehen und wird sukzessive weiterentwickelt.

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssystem (KIS), elektronische Patientenakte (ePA), ePA Client Modul

Die Erstellung eines umfassenden und hochwertigen Krankenhaus-Entlassbriefs (KH-E) spielt eine zentrale Rolle für die Patientenversorgung und den reibungslosen Übergang für die weiterbehandelnde Ärztin oder den weiterbehandelnden Arzt. Moderne Krankenhausinformationssysteme (KIS) unterstützen diesen Prozess mit vielfältigen Funktionen, um den KH-E effizient und zeiteinsparend zu erstellen.

Mit dem Öffnen der Patientenkartei im KIS und dem Aufruf des spezifischen KH-Entlassbrief-Dokuments kann der/die behandelnde Ärzt:in das Dokument zu jedem Zeitpunkt der Behandlung dynamisch befüllen und editieren. Diese flexible Herangehensweise ermöglicht eine kontinuierliche Aktualisierung und Anpassung des Entlassbriefs im Laufe des Krankenhausaufenthalts, wodurch am Ende ein umfassendes Abbild der Behandlungshistorie entsteht. Die Übernahme von Patientendaten in den Entlassbrief kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, je nach Systemkonfiguration und den Bedürfnissen der Nutzer:innengruppe. Die Herangehensweise kann hier in starker Abhängigkeit zum Typ des notwendigen Informationselements stehen.

Die Umsetzung der Datenübernahme kann automatisiert, halbautomatisch oder durch die manuelle Eingabe erfolgen. 

• Die automatisierte Datenübernahme: Ein sehr umfangreicher Teil der Patientendaten, insbesondere solche, die im Rahmen der administrativen Aufnahme erhoben werden und die Stammdaten des/der Patient:innen betreffen (z.B. Name, Geburtsdatum, Adresse, Krankenversicherung), kann durch eine automatische Zuordnung der strukturierten Daten direkt aus der Ursprungsquelle des KIS in das MIO KH-Entlassbrief fließen. Dies kann idealerweise vorab im KIS konfiguriert werden, um eine korrekte Zuordnung der Daten in den entsprechenden Informationsabschnitt zu ermöglichen. Dadurch wird nicht nur der manuelle Aufwand, sondern auch das Risiko von Übertragungsfehlern reduziert. Vor allem die relevanten und verpflichtenden medizinischen Informationen, wie beispielsweise Diagnosen, Prozeduren, der Aufnahmemedikationen und Allergien, sind Beispiele welche automatisiert aus anderen Dokumentenmasken wie dem Aufnahme- und Anamnesebogen oder anderen spezifischen Modulen im MIO KH-Entlassbrief abgerufen werden könnten. 
  
  

• Halbautomatische Datenübernahme: Im Rahmen dieses Verfahrens werden dem/der Nutzer:in innerhalb des entsprechenden Informationselements strukturierte Daten aus der verknüpften Primärquelle bereitgestellt. Hierzu zählen unter anderem verfügbare Befunde, Verlaufsdokumentationen sowie Angaben zur Entlassmedikation, die aus dem jeweiligen KIS-Modul stammen. Die dargestellten Informationen können – abhängig von ihrer Relevanz und Aktualität – selektiert und in das MIO KH-Entlassbrief übernommen werden. Das System ist zudem in der Lage, kontextbezogene Vorschläge zu generieren, beispielsweise Labor- oder radiologische Befunde, die einer ärztlichen Validierung unterzogen, gegebenenfalls ergänzt oder angepasst werden können. Diese Funktionalität ist insbesondere bei komplexen medizinischen Sachverhalten von Bedeutung, bei denen eine manuelle Prüfung durch die ärztliche Fachkraft erforderlich ist, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und relevant für den Entlassbrief sind.
  
  

• Manuelle Eingabe: Trotz der zunehmenden Automatisierung bleibt die manuelle Eingabe von Freitext weiterhin ein wichtiger Bestandteil der Entlassbrief-Erstellung. Dies gilt insbesondere für den Verlauf bzw. die Epikrise und die Formulierung von individuellen Empfehlungen für die Weiterbehandlung. Die Erstellung dieser Elemente erfolgt häufig iterativ. Auch in diesen Elementen ist eine einfache Editierung für die schreibende Person ein Vorteil. Dabei kann beispielsweise die Verwendung von vorkonstruierten und dynamisch auswählbaren Textbausteinen bei der Formulierung unterstützen. 

Um die Qualität und Vollständigkeit des Entlassbriefs sicherzustellen, kann eine Anzeige von fehlenden verpflichtenden Elementen des MIO KH-Entlassbrief (nach dem Rahmenvertrag Entlassmanagement) die schreibende Person bei der Befüllung bis zur Entlassung administrativ unterstützen. Diese Funktion hilft, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind und die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssystem (KIS), diverse Submodule des Krankenhausinformationssystems

Nach der abschließenden Bearbeitung und Freigabe des MIO KH-Entlassbriefs kann dieser neben einer primären Übermittelung per KIM und/oder Erstellung eines Papierausdrucks auch direkt in die elektronische Patientenakte (ePA) des Versicherten hochgeladen werden.

• Nach dem Öffnen des strukturierten MIO KH-Entlassbrief im Krankenhausinformationssystem (KIS) lässt sich der Upload in die ePA direkt durchführen. Dabei spielt die Erfassung relevanter Metadaten – wie Dokumentenversion, Erstellungsdatum oder fachliche Zuordnung – eine zentrale Rolle. Diese Informationen verbessern die Auffindbarkeit und spätere Nachnutzung des Dokuments innerhalb der ePA. Ein Vorkonfiguration im KIS könnte auch hier zusätzlichen manuellen Aufwand bei einer Befüllung der Metadaten reduzieren.
  
  

• Mit der Bereitstellung des MIO KH-Entlassbrief in der ePA und der durch den Versicherten gesteuerten Zugriffserlaubnis entsteht eine Grundlage für eine einfache, standardisierte Weiterverwendung – z. B. durch nachbehandelnde Ärzt:innen oder Reha-Einrichtungen. Diese Nutzungsperspektive ist in verschiedenen Nachnutzungsszenarien des MIO vorgesehen und wird sukzessive weiterentwickelt.

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssystem (KIS), elektronische Patientenakte (ePA), ePA Client Modul

Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht.

• Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante MIO KH-Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert. 
  
  
• Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistet.
  
  
• Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E angepasst werden. Diese Umbenennung ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des Praxisverwaltungssystems (PVS) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen bei. Beispielsweise kann der Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments.
• Die Kommunikation über eine verschlüsselte E-Mail via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des  MIO KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet.

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul

Prozessdarstellung in BPMN 

Neben der primären Zielsetzung, die Datenübernahme ohne fehleranfällige manuelle Eingriffe zu realisieren, eröffnet die einfache und selektive Übertragung der Informationselemente aus dem MIO KH-Entlassbrief eine Nachnutzung der jeweiligen Informationen im weiteren Versorgungsprozess. 

Der Prozess der Datenübernahme beginnt mit dem Aufruf des abgelegten MIO KH-Entlassbriefs. Dieses Format gewährleistet die standardisierte und maschinenlesbare Darstellung aller relevanten Informationen. Innerhalb dieses Dokuments sind alle administrativen Daten, wie beispielsweise Patientendaten, Kontaktdaten des Krankenhauses und des behandelnden Arztes, sowie die umfassenden medizinischen Informationen gemäß den Richtlinien des Rahmenvertrags Entlassmanagement (§ 39 Absatz 1a SGB V) strukturiert hinterlegt.

• Durch die Integration des MIO KH-Entlassbriefs in das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. Primärsystem (PS) kann eine automatisierte Zuordnung der ausgewählten Inhalte in die jeweils dafür vorgesehenen Kategorien erfolgen – beispielsweise der Medikationen, Diagnosen oder durchgeführte Maßnahmen. Bei neuen und/ oder unbekannten Elementen kann die präkonfigurierte Zuordnung manuell bearbeitet und zugewiesen werden. Ergänzend wird empfohlen, dass das System im Hintergrund auch die Quelle der Information – in diesem Fall das MIO KH-E – eindeutig dokumentiert. Diese automatische Referenzierung erhöht die Nachvollziehbarkeit und unterstützt eine revisionssichere Dokumentation.

• Um den behandelnden Ärzt:innen und dem Praxispersonal die Kontrolle über die zu übernehmenden Informationen zu gewährleisten, kann das PVS/PS dem Anwendenden die gezielte Auswahl der zu übernehmenden Informationen, zum Beispiel über Kontrollfelder (Checkboxen) ermöglichen. dadurch können bereits im Bearbeitungsmodus nach oder während der sorgfältigen Sichtung des Entlassbriefes die für die weitere Behandlung und Dokumentation relevanten medizinischen Informationen gezielt ausgewählt werden.
  
  
•  Nach Fertigstellung der Sichtung und einer expliziten Bestätigung durch die behandelnde Person können die ausgewählten Elemente nahtlos in die jeweilige Chronologie des PVS/PS integriert werden.
• Abschließend wird empfohlen, die übernommenen Elemente im jeweiligen Bereich des PVS/PS sichtbar anzuzeigen, um ein direktes Feedback zur erfolgreichen Migration der Daten zu geben.

Beteiligte Systeme: Primärsystem (PS), Praxisverwaltungssystem (PVS)

Prozessdarstellung in BPMN 

Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht.

• Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante MIO KH-Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert. 
  
  
• Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistet.
  
  
• Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E angepasst werden. Diese Umbenennung ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des Praxisverwaltungssystems (PVS) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen bei. Beispielsweise kann der Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments.
• Die Kommunikation über eine verschlüsselte E-Mail via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des  MIO KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet.

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul

Neben der primären Zielsetzung, die Datenübernahme ohne fehleranfällige manuelle Eingriffe zu realisieren, eröffnet die einfache und selektive Übertragung der Informationselemente aus dem MIO KH-Entlassbrief eine Nachnutzung der jeweiligen Informationen im weiteren Versorgungsprozess. 

Der Prozess der Datenübernahme beginnt mit dem Aufruf des abgelegten MIO KH-Entlassbriefs. Dieses Format gewährleistet die standardisierte und maschinenlesbare Darstellung aller relevanten Informationen. Innerhalb dieses Dokuments sind alle administrativen Daten, wie beispielsweise Patientendaten, Kontaktdaten des Krankenhauses und des behandelnden Arztes, sowie die umfassenden medizinischen Informationen gemäß den Richtlinien des Rahmenvertrags Entlassmanagement (§ 39 Absatz 1a SGB V) strukturiert hinterlegt.

• Durch die Integration des MIO KH-Entlassbriefs in das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. Primärsystem (PS) kann eine automatisierte Zuordnung der ausgewählten Inhalte in die jeweils dafür vorgesehenen Kategorien erfolgen – beispielsweise der Medikationen, Diagnosen oder durchgeführte Maßnahmen. Bei neuen und/ oder unbekannten Elementen kann die präkonfigurierte Zuordnung manuell bearbeitet und zugewiesen werden. Ergänzend wird empfohlen, dass das System im Hintergrund auch die Quelle der Information – in diesem Fall das MIO KH-E – eindeutig dokumentiert. Diese automatische Referenzierung erhöht die Nachvollziehbarkeit und unterstützt eine revisionssichere Dokumentation.

• Um den behandelnden Ärzt:innen und dem Praxispersonal die Kontrolle über die zu übernehmenden Informationen zu gewährleisten, kann das PVS/PS dem Anwendenden die gezielte Auswahl der zu übernehmenden Informationen, zum Beispiel über Kontrollfelder (Checkboxen) ermöglichen. dadurch können bereits im Bearbeitungsmodus nach oder während der sorgfältigen Sichtung des Entlassbriefes die für die weitere Behandlung und Dokumentation relevanten medizinischen Informationen gezielt ausgewählt werden.
  
  
• Nach Fertigstellung der Sichtung und einer expliziten Bestätigung durch die behandelnde Person können die ausgewählten Elemente nahtlos in die jeweilige Chronologie des PVS/PS integriert werden.
• Abschließend wird empfohlen, die übernommenen Elemente im jeweiligen Bereich des PVS/PS sichtbar anzuzeigen, um ein direktes Feedback zur erfolgreichen Migration der Daten zu geben.

Beteiligte Systeme: Primärsystem (PS), Praxisverwaltungssystem (PVS)

Prozessdarstellung in BPMN 

Je nach individuellem Bedarf und den spezifischen Anforderungen der Patientenversorgung kann das MIO KH-Entlassbrief – ergänzend zur Ablage in der elektronischen Patientenakte (ePA) – auch an weitere nachsorgende Einrichtungen übermittelt werden.

Diese Einrichtungen können beispielsweise spezialisierte Rehabilitationszentren, stationäre oder ambulante Pflegeeinrichtungen, oder auch spezialisierte Facharztpraxen sein, die eine weiterführende Behandlung oder Betreuung des Patienten übernehmen. Um einen nahtlosen Übergang und eine optimale Informationsversorgung zu gewährleisten, wird das MIO KH-Entlassbrief via KIM versendet. Durch das Weiterleiten des MIO auf diesem Übermittlungsweg wird das Dokument direkt und als strukturiertes, digital verarbeitbares Dokument der jeweiligen Einrichtung zur Verfügung gestellt, und zwar idealerweise bereits vor der eigentlichen Aufnahme des Patienten.

• Dies ermöglicht der nachbehandelnden Einrichtung, sich frühzeitig mit der Krankengeschichte, den Diagnosen, der durchgeführten Therapie und den Empfehlungen für die weitere Behandlung vertraut zu machen.
• Die strukturierte Form des Dokuments erleichtert die Extraktion relevanter Informationen und deren Integration in die vorhandenen Systeme der Einrichtung.
  
  

Alternativ, insbesondere in Situationen, in denen eine KIM-basierte Übertragung nicht möglich ist oder von der nachbehandelnden Einrichtung nicht unterstützt wird, wird das Dokument ausgedruckt und über analoge Wege per Fax oder per Post versendet.
Auch der/die Patient:in selbst spielt eine aktive Rolle in der Informationsübermittlung. Er/Sie trägt eine Übermittlungsfunktion, indem diese/r eine Druckversion des KH-E für die Nachbehandlung mitführt und der jeweiligen Einrichtung aushändigt. 

Obwohl eine detaillierte Analyse der Primärsysteme in Reha- und Pflegeeinrichtungen hier nicht im Fokus steht, ist davon auszugehen, dass auch dort in dem jeweiligen Primärsysteme eine Patientenkartei angelegt wird. In diese Akte werden verfügbare Dokumente, wie beispielsweise Arztbriefe, Laborberichte und radiologische Befunde, sowie wichtige Informationselemente, wie Medikamentenpläne, Allergien und Vorerkrankungen, übernommen. Die Integration dieser Informationen aus vorgelagerten Behandlungsschritten ist essenziell für eine kontinuierliche und abgestimmte Versorgung des Patienten. 

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, Primärsysteme (PS)

Prozessdarstellung in BPMN

Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht.

• Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante MIO KH-Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert. 
  
  
• Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistet.
  
  
• Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E angepasst werden. Diese Umbenennung ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des Praxisverwaltungssystems (PVS) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen bei. Beispielsweise kann der Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments.
• Die Kommunikation über eine verschlüsselte E-Mail via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des  MIO KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet.

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul

Je nach individuellem Bedarf und den spezifischen Anforderungen der Patientenversorgung kann das MIO KH-Entlassbrief – ergänzend zur Ablage in der elektronischen Patientenakte (ePA) – auch an weitere nachsorgende Einrichtungen übermittelt werden.

Diese Einrichtungen können beispielsweise spezialisierte Rehabilitationszentren, stationäre oder ambulante Pflegeeinrichtungen, oder auch spezialisierte Facharztpraxen sein, die eine weiterführende Behandlung oder Betreuung des Patienten übernehmen. Um einen nahtlosen Übergang und eine optimale Informationsversorgung zu gewährleisten, wird das MIO KH-Entlassbrief via KIM versendet. Durch das Weiterleiten des MIO auf diesem Übermittlungsweg wird das Dokument direkt und als strukturiertes, digital verarbeitbares Dokument der jeweiligen Einrichtung zur Verfügung gestellt, und zwar idealerweise bereits vor der eigentlichen Aufnahme des Patienten.

• Dies ermöglicht der nachbehandelnden Einrichtung, sich frühzeitig mit der Krankengeschichte, den Diagnosen, der durchgeführten Therapie und den Empfehlungen für die weitere Behandlung vertraut zu machen.
• Die strukturierte Form des Dokuments erleichtert die Extraktion relevanter Informationen und deren Integration in die vorhandenen Systeme der Einrichtung.
  
  

Alternativ, insbesondere in Situationen, in denen eine KIM-basierte Übertragung nicht möglich ist oder von der nachbehandelnden Einrichtung nicht unterstützt wird, wird das Dokument ausgedruckt und über analoge Wege per Fax oder per Post versendet.
Auch der/die Patient:in selbst spielt eine aktive Rolle in der Informationsübermittlung. Er/Sie trägt eine Übermittlungsfunktion, indem diese/r eine Druckversion des KH-E für die Nachbehandlung mitführt und der jeweiligen Einrichtung aushändigt. 

Obwohl eine detaillierte Analyse der Primärsysteme in Reha- und Pflegeeinrichtungen hier nicht im Fokus steht, ist davon auszugehen, dass auch dort in dem jeweiligen Primärsysteme eine Patientenkartei angelegt wird. In diese Akte werden verfügbare Dokumente, wie beispielsweise Arztbriefe, Laborberichte und radiologische Befunde, sowie wichtige Informationselemente, wie Medikamentenpläne, Allergien und Vorerkrankungen, übernommen. Die Integration dieser Informationen aus vorgelagerten Behandlungsschritten ist essenziell für eine kontinuierliche und abgestimmte Versorgung des Patienten. 

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, Primärsysteme (PS)

Nach Abschluss der finalen Bearbeitung des Krankenhaus-Entlassbrief(e)s durch die behandelnde klinische Einrichtung wird eine weitere, finale Version des MIO KH-Entlassbriefs an die weiterbehandelnde Person übermittelt. 

Diese finale Version ist von entscheidender Bedeutung, da sie eventuell noch ausstehende Befunde enthält, die erst bis zum Tag der Entlassung vorlagen, oder zusätzliche, wichtige Informationen, die für die Nachsorge des Patienten von Relevanz sind und daher bei der Planung und Durchführung der weiteren Behandlung unbedingt berücksichtigt werden sollten. Die Versionierung des MIO erreicht die Praxis über diverse Übermittlungswege. Einerseits kann ein Versenden per KIM mit dem MIO im Anhang einen direkten Weg in der Arzt-zu-Arzt-Kommunikation darstellen. Anderseits ist das Abrufen des MIO über die elektronische Patientenakte (ePA) des Patienten unter der Voraussetzung bestehender Zugriffsberechtigung möglich. Das MIO KH-Entlassbrief wird entsprechend im Praxisverwaltungssystem (PVS) gespeichert und gesichtet.

• Um eine rasche Erkennung und effiziente Übernahme der wesentlichen, geänderten Informationen zu erleichtern, könnten die neu hinzugefügten oder modifizierten Elemente in der Anzeige des KH-E idealerweise farblich hervorgehoben oder markiert sein. Diese visuelle Unterscheidung würde es dem medizinischen Fachpersonal ermöglichen, sich umgehend auf die relevanten Aktualisierungen zu konzentrieren.
• Die relevanten medizinischen Informationen können bereits während der Sichtung des MIO ausgewählt und in die Patientenkartei des PVS/PS übernommen werden. 

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM Client-Modul

Prozessdarstellung in BPMN